Vinn mer i
förhandlingen utan att din motpart förlorar
Den
outnyttjade potentialen är stor
Studier av mer
än 1000 förhandlare visar att ca 40% av tillgängligt
förhandlingsutrymme aldrig utnyttjas. De förhandlare som lär sig identifiera
möjligheterna inom det outnyttjade området kan göra en betydligt bättre affär
utan att motparten känner sig som förlorare.
I förhandlingsutrymmet finns en stor outnyttjad potential som består av skillnaden mellan de värden köparen och säljaren upplever
när de ser förhandlingsutrymmet ur sitt eget perspektiv jämfört med när de
genom mod, engagemang, nyfikenhet, kreativitet och öppenhet kan skapa ett helt
annat informationsutbyte, ökad tillit och förståelse och se förhandlingen ur
båda parternas perspektiv. Plötsligt kommer helt andra värden i dagen och
parterna kan fokusera på hur de ska värdera och fördela gemensamt funna
mervärden istället för att sitta och argumentera för ”sin sak”.
Ta lärdom och gör kakan större –
inte mindre
Det finns åtskilliga fällor eller
brister som kan spräcka, låsa eller försvåra en förhandlingssituation. Genom
utbildning och träning lär sig många känna igen och hantera olika beteenden,
undvika fällor och utveckla sin egen personliga förhandlingsstil och
kommunikativa kompetens som skapar mervärden.
Tyvärr har fortfarande många företag
sin huvudsakliga fokus på att pressa sina egna och andras kostnader och priser.
Press, press och vad händer? Jo, kakan som ska delas i förhandlingarna blir
mindre och det uppstår reaktioner och motkrafter. När vi betraktar vår globala
omvärld fylld av konflikter, hot, våld, förtryck, svält och fattigdom, ser vi
några få vinnare och väldigt många förlorare. Spelen kring förhandlingsborden
inom politiken och i affärsvärlden är tyvärr ofta en spegel av denna värld.
Konkurrenssituationen är stenhård.
Nya aktörer dyker upp från fjärran länder och börjar knapra på vår kaka. Vi
måste agera snabbt och bestämt, så vi pressar och pressar. Vi skär bort,
flyttar, sparar och sparkar. En del företag har valt att omvandla vissa viktiga
förhandlingsvariabler till fasta parametrar i sin affärspolicy. Vid förhandlingarna
hänvisar de till sin styrelse eller policy för att undvika förhandling om dessa
parametrar eller variabler. Exempelvis kan betalningsvillkoren låsas vid 20
dagar. De bryr sig inte om ifall en längre betalningstid eller ett förskott
kunde gett högre intäkter eller andra värden. De blundar och tackar glatt nej,
för de har ju räknat på detta och de vet bättre. Fast i deras kalkyl beaktas
sällan effekten av att affärsmänniskorna i företaget har få variabler kvar att
förhandla om. De kan ju bara förhandla om det de får förhandla om varför det
ofta uppstår en pris- och volymfokus. Förhandlarna ges små möjligheter att
förhandla kreativt genom att söka, finna och fördela värden bland många olika
variabler. Det finns viss risk att affärskompetensen utarmas. En del företag
och branscher minskar dessutom avståndet mellan olika förhandlingsvariablers
tillåtna max och mingränser, vilket ytterligare krymper affärsmänniskornas
förhandlingsutrymme. Detta medför knappast att vi blir bättre förhandlare eller
gör bättre affärer. Tvärtom, med få förhandlingsvariabler gör vi sämre affärer,
blir mer kortsiktiga, får små möjligheter att träna vilket leder till att de
medarbetare som förhandlar, varken utvecklas eller känner att de gör ett bra
jobb. Var finns utmaningarna och grogrunden för kreativa lösningar?
En del förhandlare har inte helt
klart för sig hur internräntan kan användas för att räkna ut vad olika
betalningsvillkor innebär, och somliga missar att testa om traditionellt fasta
parameter kan omvandlas till variabler. När vi slutar ifrågasätta, slutar vi
testa gränser och då slutar vi i praktiken att förhandla. Varje dag genomförs
100-tals affärsförhandlingar i Sverige där affären handlar om miljonbelopp, men
där mervärden inte kan hittas eller ens letas efter. Många gånger avslutas
förhandlingarna med att den kaka som man skall dela på blivit mindre än den var
tidigare. De människor och företag som insett vad det handlar om har ändrat
sitt synsätt och sina grundläggande värderingar. De fäster större vikt vid kompetensutveckling,
de bryr sig om sina kunders och leverantörers problem och möjligheter. De ser
till att företagets etiska värderingar ligger som grund när det gäller olika
krav och villkor såväl på den egna verksamheten som på affärspartners,
anställda och miljön.
Framsynta
företag skapar ofta systematiskt större spelplaner inför sina förhandlingar,
med många olika förhandlingsvariabler, där duktiga affärsmänniskor ges
möjlighet att mötas, förhandla och nå riktigt goda förhandlingsresultat.
Företagen kännetecknas av projekt- och processorientering, hög förändringstakt,
nära relationer och långsiktighet med anställda och affärspartners. Trenden hos
dessa framgångsrika företag är att fler människor förhandlar och de förhandlar
mer än tidigare och mer effektivt. Cheferna behöver ta sig mer tid för feedback
och analys efter viktiga förhandlingar. Tillsammans med sin förhandlingsgrupp
bör de analysera hur det gick, bedöma sin egen och andras insats, vad som kunde
gått bättre, gjorts annorlunda och vilka lärdomar var och en i
förhandlingsgruppen tar med sig till nästa gång.
Hur förbereder vi oss?
Förhandlingsförberedelserna är
viktiga. Här slarvar många. Vi har mycket att vinna på att vara väl förberedda
inför en förhandling. Vi uppfattas som professionella när vi är väl förberedda.
Vi känner oss tryggare och säkrare och detta syns i vårt kroppsspråk, vår
retorik och hur vi låter. Nedan ges några exempel på frågor att gå igenom i
förhandlingsförberedelserna (de tio P:na):
1.
Personer: Hur är vår relation? Hur
fortsätter vi bygga goda personliga relationer? Hur beaktar vi olika
underliggande mänskliga behov som rör bl.a. känslor, attityder, beteenden och
värderingar. Vad visar våra kundattitydsundersökningar? Hur uppfattas vårt team
och jag som person? Vilka är våra och
min a egna grundläggande värderingar?
2.
Produktens prestanda och
särskiljande egenskaper jämfört med konkurrenterna. Vilka är de viktigaste
konkurrensfaktorerna? Hur värderas dessa?
3.
Position: Förhandlingsposition.
Vilka är konkurrenterna? Hur ligger vi till just nu jämfört med dem? Vilka
alternativ finns? Mål, Gränser? Marknadssituation och position? (I botten finns
ofta marknadsanalyser som SWOT, Boston, Porter, m.m.)
4.
Problem? Vilka problemställningar
finns det? Vilka frågeställningar kommer vi eller de att vilja ta upp?
Reklamationer, missnöje, missförstånd, oro. Hur vända minus till plus?
5.
Pris: Hur konkurrenskraftigt är vårt
pris? Öppningspris, målpris, smärtgränser
6.
Priskonstruktion, betalningssätt och
finansieringslösningar. Vilka alternativ finns? Hur vill vi och vår
affärspartner ha det och varför?
7.
Perspektiv: Tidsperspektivet. Vilket
perspektiv har vi och vår affärspartner och varför? Hur påverkar detta affären?
Behov över viss tid? Variationer över tiden?
8.
Påverkan: Hur väl fungerar informationsutbyte
och kunskapsöverföring? Gemensamma projekt, möten, e-mailväxling, rapporter,
marknadsföring, aktiviteter och evenemang?
9.
Plats: Var ska förhandlingen äga
rum? Hur skapar vi en trivsam och behaglig miljö?
10.
Positiv inledning: Bryt isen, ”tala
väder” i positiv anda, känn in motpartens tempo, ordval, kroppsspråk och
tonfall. Betona vikten av mötet. Bekräfta personerna omkring dig.
Hur väljer vi partner?
Relationer som skapas och utvecklas
till ett fungerande partnerskap baseras oftast på öppenhet, ärlighet och en
ömsesidig vilja att försöka förstå, hjälpa och vara generösa mot varandra. Du
har inte automatiskt en väl fungerande relation för att du är generös, men det
kan vara en bra start. Om generositeten är ömsesidig är förutsättningarna för
ett väl fungerande långsiktigt samarbete väldigt goda.
Människor med stora hjärtan
uppfattas ofta som givmilda, naturligt starka och modiga. De har en speciell
utstrålning och naturlig genomslagskraft. Dessa människor blir ofta ledare av
förändring, förbättring och positiv utveckling. Stora ledare leder genom vad de
är och genom sina handlingar. Vi ser upp till dem som förebilder och vi vill
gärna ta efter. Fundera över hur människor med stora hjärtan som du känner är
som förhandlare.
Precis som med kärleksrelationer kan
du inte utveckla en djupare affärsrelation med vem som helst. Vissa
förutsättningar och kvalifikationer måste uppfyllas. Det kan bli kostsamt och
smärtsamt att lita blint på vad andra säger att de är, kan och vill. Mellan
parterna behöver först byggas trovärdighet, sedan förtroende och slutligen
tillit. Detta kan ta tid och det är helt normalt. Att ha bråttom när du väljer
partner kan vara förödande.
Att
välja partner som enbart baseras på åtrå, utseende eller status gör dig
sannolikt olycklig i ditt kärleksliv även om du under den inledande
förälskelsen kan känna dig svävande och lycklig en stund. På samma sätt
förhåller det sig om du ska välja affärspartner.
Det
är viktigt att parterna tar stor hänsyn till varandras värderingar och långsiktiga
strategier inför samarbetet. Det är dags att kontakta mig om du anser att det
är en förutsättning för dina viktigaste affärsrelationer att du eller ditt
företag är bättre, klokare, eller mäktigare än din affärspartner. Jag kan
hjälpa dig tänka annorlunda och agera för konstruktiv och framgångsrik
förändring kring hur du väljer partner. Alla former av maktspel där en starkare
part försöker utnyttja sin maktposition till sin fördel är dömda att misslyckas
på sikt. Det är bara en tidsfråga. Så gott som alla långsiktigt väl fungerande
partnerskap och relationer upplevs som rättvisa och jämställda av de inblandade
parterna. De bygger på att ingen utövar makt över den andre även om det finns
muskler. Det är dina egna rädslor som ska mötas.
Misslyckade maktbalanseringar och
maktfördelningar är den vanligaste förklaringen till varför mer än 70 % av alla
partnerskap misslyckas. Målet för ett partnerskap ska främst vara för
partnerskapets bästa, och inte för olika styrande parters eller individers
bästa. När det gäller affärsrelationer är det ett fåtal grundläggande
värderingar som spelar stor roll, anser jag. Vanligen handlar det om
förståelse, acceptans, ärlighet, öppenhet och respekt. För att få kunskaper om
hur det förhåller sig med dessa värdeord, måste kommunikationen fungera väl
mellan parterna.
Trender
Trenden hos
framgångsrika företag är att fler människor förhandlar, de förhandlar oftare
och mer effektivt. För att skaffa sig och behålla effektiva och duktiga
förhandlare, satsar framgångsrika företag därför på utbildning och ger
medarbetarna möjlighet att träna och få återkoppling i sitt dagliga arbete.
Cheferna tar sig tid för analys och feedback vid förhandlingsförberedelser samt
vid pågående och efter avslutade förhandlingar. Tillsammans med förhandlingsgruppen
analyserar de resultat, bedömer sin egen och andras insats, vad som kan göras
bättre eller annorlunda och vilka lärdomar var och en i förhandlingsgruppen tar
med sig till nästa gång.
Framgångsrika förhandlare strävar hela tiden efter att bli ännu skickligare. De
som upplever att de kan prestera bättre än de gjort i sina senaste
förhandlingar, agerar aktivt för att utbilda sig, träna och lära av gjorda
misstag. På så sätt lyckas de allt bättre med sina förhandlingar. Lönsamheten i
företaget ökar, liksom trivseln och känslan av att göra ett bra jobb.